Zablude oko outsoursinga obračuna plaća mogle bi kočiti vaše poslovanje. Naši klijenti smatraju da im prelazak na vanjsku uslugu obračuna plaća vraća dividende, povećava produktivnost, povećava ROI i daje timovima za obračun plaća priliku da se usredotoče na strateške, a ne na taktičke inicijative. To je samo početak, postoji nekoliko drugih prednosti koje čine outsourcing obračuna plaća tako uvjerljivim.
Razumijemo da vanjski obračun plaća može biti zastrašujuća tema, stoga smo sakupili neke korisne informacije koje će vam pomoći da donesete informirani izbor o svojoj strategiji obračuna plaća.
Managed Payroll znači da vanjski stručnjak upravlja vašim poslovnim funkcijama obračuna plaća. Mnogi vlasnici tvrtki preferiraju ovo u odnosu na interni tim za obračun plaća jer je isplativije, štedi vrijeme i osigurava usklađenost sa zakonima i propisima.
Utjecaji posljednjih godina rezultirali su brojnim promjenama u plaćama i na radnom mjestu. Široko rasprostranjen rad na daljinu i stalna obnavljanja zakona i politika obračuna plaća ubrzali su potrebu za otpornim, pouzdanim i sigurnim rješenjima za obračun plaća.
Zaposlenici od poslodavaca traže veću fleksibilnost, transparentnost i personalizirane pakete. Tvrtke koje razmišljaju unaprijed daju prioritet financijskoj dobrobiti svojih zaposlenika ulažući u kvalitetnu tehnologiju obračuna plaća.
Prelaskom na managed payroll, koji se također naziva vanjskim obračunom plaća, možete prepustiti velik dio funkcije obračuna plaća iskusnim profesionalcima. Pružatelj se ugovorom obvezuje isporučiti jednu ili više usluga upravljanja ljudskim potencijalima ili obračuna plaća u skladu s definiranim razinama usluge i obujmom posla. Oni također preuzimaju rizik i odgovornost, uključujući obradu, usklađenost, skalabilnost i sav složen i dugotrajan administrativni posao koji ide uz to. Ali ne brinite, prelazak na vanjske usluge obračuna plaća ne znači da ćete izgubiti cjelokupno iskustvo obračuna plaća unutar tvrtke. U nekim slučajevima može vam pomoći da zadržite znanje unutar organizacije.
Outsourcing obračuna plaća može koristiti svim vrstama poduzeća u različitim industrijama. Bez obzira jeste li tvrtka srednjeg tržišta s 500 zaposlenika ili velika poslovna organizacija sa 100.000 ljudi, zajednički vam je interes brinuti se o financijskom blagostanju svojih zaposlenika osiguravajući da budu plaćeni točno i na vrijeme.
Prilika za prelazak na pojednostavljene i standardizirane procese poboljšava planiranje u nepredviđenim okolnostima i kontinuitet poslovanja – budući da se unutarnje znanje o obračunu plaća često nalazi unutar jednog ili dva ključna zaposlenika.
Mnogo je različitih razloga zašto bi prelazak na vanjski obračun plaća mogao odgovarati vašem poslovanju sada i u budućnosti. Mudro je pogledati vrijednost koju donosi outsourcing, uključujući usklađenost, angažman zaposlenika, uštedu troškova, točnost, strožu kontrolu i zajamčenu razinu usluge.
Ako vas in-house obračun plaća u odnosu na vanjsku uslugu drži budnima noću ili tek počinjete istraživati mogućnosti, evo ključnih razlika:
Postoje prednosti i nedostaci i za outsourcing obračuna plaća i za interno upravljanje obračunom. Goruće pitanje je što odgovara vašem poslovanju i kulturi? Bez obzira na sve mitove o outsourcingu plaća, glasine ili predrasude, potičemo vas da razmislite o vlastitoj situaciji i istražite što bi najviše unaprijedilo vaše upravljanje obračunom plaća i ljudskim potencijalima.
Prednosti za organizacije koje koriste outsourcing obračuna plaća su brojne i obuhvaćaju učinkovitost, produktivnost i povjerenje da je vaš obračun plaća u pravim rukama. Mnoge tvrtke smatraju da outsourcing uklanja rizik iz obračuna plaća. Evo nekih od glavnih prednosti prelaska na vanjsku uslugu obračuna plaća:
Papirologija i povrati zahtijevaju posebnu pozornost jer sve pogreške ili zakašnjenja mogu rezultirati kaznom. Kazna vam može biti naplaćena ako predate bilo kakvu dokumentaciju koja sadrži pogreške ili pogrešno prikazuje vašu poreznu obvezu.
Financijska usklađenost jedno je od područja kojima je najteže upravljati, osobito ako vodite globalni obračun plaća. Zakonodavstvo o zapošljavanju i zahtjevima uvijek se mijenjaju i stalna je borba da budete u tijeku. Rad sa stručnjakom za vanjske usluge znači da se vi, kupac, možete osloniti na kontrole financijske usklađenosti davatelja ISAE3402, plus ulaganje u stalnu obuku za obračun plaća i razvoj karijere.
Outsourcing nudi varijabilnu bazu troškova plaća koja je puno elastičnija s većim povratom ulaganja i skalabilna kako vaše poslovanje raste. Možda svoj poslovni model smatrate vrlo predvidljivim s fiksnim ciklusom obrade radnog opterećenja, ali s poremećajima u globalnoj ekonomiji i radnim aranžmanima, svi bismo trebali očekivati neočekivano. Je li vaš trenutni proces obračuna dovoljno agilan da se nosi s drastičnim promjenama preko noći?
Outsourcing je investicija i može biti financijski opravdan dionicima. Kada uzmete u obzir izravne troškove koje pouzdani pružatelj obračuna plaća može apsorbirati, kao što su infrastruktura i sigurnost podataka, plus neizravne troškove kao što su usklađenost i stručnost u obračunu plaća/HR-u, možete smanjiti svoje ukupne troškove vlasništva za najmanje 20%.
Rješenja za vanjski obračun plaća osmišljena su za uštedu vremena, što također štedi novac. Rješenje stručnog dobavljača će precizno informirati i pomoći vam u donošenju financijskih odluka o cijelom poslovanju zahvaljujući izračunima u stvarnom vremenu i moćnoj analitici.
Posjedovanje vanjskog rješenja za obračun plaća može povećati sigurnost. Organizacijama je ponekad teško interno upravljati uključenim troškovima i resursima kako bi se osigurala apsolutna sigurnost i točnost. Srž rješenja pouzdanog pružatelja je povjerljivost, pohranjivanje i zaštita podataka korisnika u skladu sa zakonodavstvom kao što je GDPR.
Po čemu se kvalitetan pružatelj obračuna plaća izdvaja od ostalih? Potražite certifikat ISO27001, međunarodni standard i ključni pokazatelj da pružatelj obračuna plaća ozbiljno shvaća sigurnost informacija i obradu vaših podataka.
U konačnici, vanjska usluga daje vam mir da se o vašim isplatnim listama i ljudima brine. Uz promjenu obrazaca rada i učestalosti plaćanja na horizontu, trebali biste se osjećati sigurni da svojim zaposlenicima ponudite personalizirane, fleksibilne pakete koje plaća može pratiti.
Zajedno jači, integrirani sustav za upravljanje ljudskim potencijalima omogućuje poduzećima da postanu agilni i konkurentni dobivanjem 'jedinstvenog izvora istine' koji se odnosi na podatke o zaposlenicima. Uspješna integracija obogaćuje iskustvo zaposlenika i pruža neprocjenjivu poslovnu inteligenciju.
Ne postoji jedinstvena mjera za sve kada se radi o troškovima outsourcinga obračuna plaća, budući da će to ovisiti o pružatelju usluga obračuna plaća i veličini vašeg poslovanja. Međutim, većina pružatelja usluga obračuna plaća naplatit će naknadu za postavljanje (ili implementaciju) za prijenos svih vaših podataka o plaćama na svoju tehnologiju i pokretanje. Također će naplatiti naknadu po zaposleniku koji se obrađuje mjesečno (PEPM) ili po danu isplate, ovisno o vašoj učestalosti isplate. Osim toga, možda ćete platiti nešto više ako se odlučite za dodatne usluge obračuna plaća.
Vaša vanjska usluga obračuna plaća je onoliko dobra koliko vam je dobavljač pruža. Uz toliko toga na kocki, osigurati da vaše isplatne liste funkcioniraju za vašu organizaciju trebao bi biti prioritet. Ako razmišljate o novom sustavu, sakupili smo neka pitanja koja možete postaviti potencijalnim dobavljačima..
Vaš dobavljač obračuna plaća, kao obrađivač podataka, mora pokazati da ima stroge kontrole kako bi bio u skladu sa zakonima o sigurnosti podataka i privatnosti u različitim regijama, kao što je GDPR.
Prije nego potpišete ugovor, razjasnite postupak provedbe. Htjet ćete početi koristiti prednosti vanjskog obračuna plaća što je prije moguće, osobito ako morate impresionirati dionike.
Pristup globalnim HR stručnjacima s lokalnim znanjem zaista može dodati vrijednost usluzi. Zakonodavstvo o plaćama stalno se mijenja i može biti vrlo složeno, ali izvrstan pružatelj usluga obračuna plaća ide dalje od pružanja usklađenosti - oni vam također pomažu da to razumijete.
Od presudne je važnosti da se vašem odabranom pružatelju može vjerovati da će plaćati vašim ljudima, stoga malo dublje proučite njihove vjerodajnice i povijest klijenata, osobito ako imate složene zahtjeve za obračun plaća.
Vaš partner za upravljanje plaćama trebao bi se ponašati i osjećati kao produžetak vlastitog tima, uvijek dostupan, i podržavati vaše potrebe.
Ova će vam pitanja pomoći da izgradite sliku o svom odabranom dobavljaču. Pobrinite se da su iskusni, vjerodostojni i s njima je lako raditi – na kraju krajeva, oni će biti produžetak vašeg tima za obračun plaća.
Besprijekorna integracija s odabranim rješenjem za ljudske resurse ili upravljanje radnom snagom (WFM) neophodna je za konkurentna i agilna poduzeća. Provjerite može li vaš pružatelj vanjske usluge obračuna plaća olakšati vaše potrebe integracije.
Uobičajeno je da tvrtke odgađaju prelazak na novog pružatelja usluge obračuna plaća zbog straha od zastoja tijekom faze postavljanja i implementacije. Uostalom, želite osigurati da vaši zaposlenici budu plaćeni točno i na vrijeme.
Implementacija može zvučati zastrašujuće, ali premještanje vašeg obračuna plaća s internog modela na vanjsku uslugu ne oduzima ni približno toliko vremena i truda koliko ste mogli zamisliti sve dok slijedite ispravan pristup implementaciji. Na primjer, ako odlučite prijeći na vanjsku uslugu obračuna plaća SD Worxa, možete očekivati da će biti aktivan za samo 14-18 tjedana, ovisno o vašem poslovanju i koliko paralelnih pokretanja trebate. Vremenski okvir implementacije je detaljno prikazan u nastavku.
Bit će vam dodijeljen voditelj projekta koji će vas voditi kroz cijeli proces. Oni će se pobrinuti da budete uključeni u tim za implementaciju kako biste imali zajednički pogled na to što, tko i kada isporučuje.
Sada je vrijeme da razmotrite svoju strategiju povećanja plaća i identificirate nedostatke koje će se na kraju morati riješiti. Može li vam outsourcing pomoći u postizanju budućeg rasta?
Outsourcing vašeg obračuna plaća može se činiti kao veliki korak i naišao je na otpor, ali mi smo tu da vam pomognemo da donesete pravu odluku. Kako bi napredovala na digitalnom radnom mjestu koje je na prvom mjestu ljudima, vaša organizacija mora ulagati u funkciju obračuna plaća kako bi održivo zadovoljila potrebe buduće radne snage.
Postoje jaka komercijalna opravdanja za outsourcing vašeg obračuna plaća s trenutnim i dugoročnim prednostima ne samo za ljudske resurse i timove za obračun plaća, već i za šire poslovanje. Smanjenje ukupnog troška vlasništva, pretvaranje fiksnih troškova u varijable i povećanje točnosti i usklađenosti samo su neki od razloga zbog kojih će outsourcing obračuna plaća transformirati vaše poslovanje i dovesti vas bliže vašim ciljevima rasta.
Naši posvećeni i ljubazni stručnjaci za obračun plaća znaju sve što treba znati o outsourcingu obračunu plaća. Dakle, ako trebate još savjeta ili želite razgovarati o svojim poslovnim prioritetima, mi vam stojimo na raspolaganju. Ili ako ste već odlučili da je outsourcing plaća za vas, tada vam možemo pomoći da stvorite čvrstu poslovnu argumentaciju koja će uvjeriti čak i najskeptičnije poslovne vođe.
U svakoj organizaciji sustavi obračuna plaća izravno utječu na zadovoljstvo i zadržavanje zaposlenika. Ipak, zabrinjavajuće je da se mnoge tvrtke i dalje bore s osnovama obračuna plaća. Značajan dio radne snage suočava se s kašnjenjem isplata i netočnim obračunom plaća, što dovodi do konkretnih učinaka na fluktuaciju zaposlenika čak i u 2024. godini. Naše istraživanje pokazuje da 29% zaposlenika kojima je plaća kasnila nekoliko puta u protekloj godini, aktivno traži novi posao, a za usporedbu samo je 10% onih koji su uvijek primali plaću na vrijeme. Slično tome, 25% zaposlenika koji su iskusili neispravne isplate tijekom prošle godine traže posao, naspram 9% njih koji su primili točne plaće. Ovo naglašava ključnu vezu između učinkovitosti obračuna plaća i zadržavanja zaposlenika.
U razdoblju obilježenom gospodarskim fluktuacijama i rastućom financijskom nesigurnošću, financijska dobrobit zaposlenika postala je kritična briga za organizacije diljem Europe. Nedavni podaci drugog Europskog barometra o siromaštvu i nesigurnosti otkrivaju da 29% Europljana smatra da su u nesigurnoj financijskoj situaciji. U međuvremenu, naše vlastito novo istraživanje pokazuje da 37% europskih zaposlenika doživljava financijski stres, naglašavajući hitnu potrebu poslodavaca da se okrenu financijskoj dobrobiti kroz inovativna rješenja.
U području ljudskih resursa koje se stalno razvija, upotreba umjetne inteligencije je vrlo primamljiva. Međutim, njegova integracija u sustave za obračun plaća ostaje relativno neiskorišten resurs jer tek nešto više od petine europskih kompanija integrira AI tehnologije u svoje sustave za obračun plaća. Ipak, implementacija i primjena umjetne inteligencije olakšava automatizirane izračune plaća i mijenja svakodnevne repetitivne zadatke te otkriva greške i osigurava usklađenost s lakoćom.