Digitalni ljudski potencijali u Tehnici: Od administracije do strateškog upravljanja ljudima

Tehnika d.d. je renomirana hrvatska građevinska tvrtka osnovana 1947. godine, specijalizirana za visokogradnju stambenih, javnih i industrijskih objekata. S dugom tradicijom i stručnim timom inženjera i projektnih menadžera, Tehnika gradi složene, energetski učinkovite zgrade te ulaže u znanje i razvoj svojih zaposlenika. U grupi su uključena tri povezana društva, a tvrtka zapošljava 260 ljudi.

Mojim dolaskom u Tehniku, bila sam ugodno iznenađena koliko interno razvijenih aplikacija firma koristi – neke od njih su u doba svog nastanka sigurno bile vodeći alati na tržištu. Kao tvrtka koja već desetljećima gradi ključne stambene i poslovne objekte diljem Hrvatske, Tehnika je vješta u upravljanju složenim projektima, promjenjivim rokovima i raznolikim timovima stručnjaka. Nažalost, interne aplikacije za evidencije podatka o zaposlenicima i obračun plaće nisu udovoljavale suvremenom načinu upravljanja i obrade podataka o zaposlenicima. Na puno mjesta, nepovezano, neintegrirano, postojalo je jako puno podataka. Njihovo povezivanje, praćenje, ažuriranje, tražilo je jako puno ručnog rada, trošilo puno internih resursa u različitim odjelima – sve kako bi „na jednom mjestu“ imali sve podatke. I tek tada možeš krenuti u analizu – ako se u međuvremenu nešto ne promijeni.

Ne manje važno bilo je osigurati transparentnost prema zaposlenicima i mogućnost da vide i upravljaju svojim podacima, zahtjevima za godišnjim odmorom, drugim izostancima, podacima o isplaćenoj plaći, detaljima svog ugovora o radu. 

Shvatili smo da velika poslovna transformacija kroz koju firma prolazi, a koja uključuje i razvoj procesa upravljanja  ljudskim potencijalima, na tržištu koje je brzo i zahtjevno, koje traži kvalitetne i brze odluke, uz regulativu koja se često mijenja – nije moguća bez  cjelovitog i ispravnog razumijevanja svih informacija o zaposlenicima. Tek takve informacije omogućuju kvalitetno donošenje odluka.

Naši ljudi i naši projekti zaslužuju sustave koji će optimalno podržati realizaciju svih naših ciljeva,  objašnjava Irena Bašić Štefanić, Direktorica ljudskih potencijala u Tehnici.

Tehnika je iz tog razloga odlučila preći na suvremeno cloud HRnet rješenje koje automatizira rutinske procese i osigurava jednu istinu podataka, što čini temelj kvalitetnog upravljanja podacima i procesima koji se tiču ljudi u organizaciji.

Prije uvođenja HRnet-a, podaci su postojali, ali nisu se mogli koristiti za donošenje odluka niti za operativni rad, barem ne jednostavno, brzo ni ažurno.

U praksi je to značilo da je sustav vodio puno podataka, ali bez povijesti i uvijek samo „na dan“ i „na čovjeku“ / tj. “informaciji“ koju pretražuješ. Do podatka se teško dolazilo, analize su se mogle raditi samo uz dodatni rad IT odjela. Bilo kakvo povezivanje sustava podataka kadrovske evidencije sa analizom ili evidencijom plaća, radnog vremena i sl. je bio gotovo nemoguće tj, moguće, ali samo na čovjeku, ne za sve ljudi odjednom ni po svim kriterijima.

Za nas kao novi HR tim to je značilo da na najosnovnije upite nije bilo moguće dobiti pouzdan i brz odgovor, bez razgovora s više ljudi o svakoj temu. Podaci su bili tu, ali zapravo neupotrebljivi.

Dodatno, nije bilo jasno tko gleda koje podatke ni zašto – što s njima radi.

Imali smo softver, ali kao da ga nismo imali. Podaci su bili statični, nepovezani i jednostavno neiskoristivi. Znali smo puno toga, ali nismo bili sigurni što je važeće, što nije, nismo mogli vidjeti tko ima važeći određeni certifikat ili na kojem gradilištu se trenutno nalazi, gdje je bio prošli mjesec i sl…Osnovnu karijeru i promjene nismo mogli nikako rekonstruirati (osim kroz papire)   –  to najbolje govori u kakvoj smo situaciji bili.

Zbog takvih ograničenja, priprema podataka temeljem kojih smo predlagali promjene na modernizaciji HR funkcije trošio je  sate na ručne provjere, pozive i pretraživanja dokumenata, a menadžment nije mogao dobiti cjelovit i točan uvid u radnu snagu. Šest mjeseci smo svaki obračun ponavljali u Excelu i modelirali novi sustav plaće, organizacijsku strukturu i dr. Upravo ta frustracija, gubitak vremena i rizik od pogrešaka, a da još nismo ni došli do aktivnosti koje generiraju dodanu vrijednost, potaknuli su Tehniku da potraži stvarno funkcionalno, moderno i povezano rješenje - HRnet.

Implementacijom HRnet aplikacije Tehnika je objedinila sve procese kadrovske evidencije i organizacijske strukture, evidencije radnog vremena, obračuna plaća i KPI nadzornih ploča. Sustav sada povezuje društva u Grupi i integrira se s ERP-om, što omogućuje točne podatke u stvarnom vremenu i smanjuje administrativni teret svim odjelima. Rezultat je brža komunikacija, manje pogrešaka i jasniji uvid u raspoloživu radnu snagu, što je u građevinskoj industriji presudno. 

HR tim sada ima manje „ručnog rada“ i osnovu za razgovor s ljudima i o ljudima. Rad s menadžmentom je jednostavniji i konkretniji kad svi gledamo u iste podatke.  „Sada možemo razgovarati o optimalnim i efikasnim radnim rasporedima, planovima rada , a ne provjeravati / dokazivati tko što radi“ ističe Irena. Obračun plaća je automatiziran i točan jer sustav sam povlači sve varijable. „S aplikacijom smo eliminirali ručni rad u obračunu plaća i puno tablica  – sve je brže, urednije i transparentnije,“ dodaje Irena.

Uvođenjem modernog cloud HR rješenja Tehnika je stvorila stabilan, povezan i transparentan sustav koji prati dinamiku poslovanja i osnovne HR procese u organizaciji.  Automatizacijom tih procesa tvrtka je dobila jasne podatke, kvalitetniju komunikaciju na pitanja vezana uz zaposlenike i priliku za kvalitetnije odluke u stvarnom vremenu.

Zaposlenici putem mobilne aplikacije jednostavno predaju zahtjeve za godišnjim odmorima i provjeravaju svoje podatke, a HR tim se može usredotočiti na podršku, organizaciju i razvoj ljudi, umjesto na administraciju.

Tehnika tako ne gradi samo objekte – gradi kulturu suradnje, profesionalnog rasta i modernog poslovanja koja joj omogućuje da ostane snažan i pouzdan partner u hrvatskoj građevinskoj industriji.