Kako izgraditi snažne temelje za obračun plaća preko granica?

Iako se obračun plaća razlikuje od zemlje do zemlje, s različitim zakonima, propisima, sindikatima i kolektivnim ugovorima, sam proces upravljanja plaćama prilično je sličan u svim regijama. Mnoge organizacije koriste jedinstveni financijski sustav i zahtijevaju konsolidirano financijsko izvještavanje, koje uključuje i izvještavanje o plaćama, kako bi učinkovito upravljale poslovanjem. To postaje izazovno ako ne koristite jedinstveni globalni sustav za financije, obračun plaća i upravljanje vremenom, jer je potrebna tehnologija koja podržava te procese.

Međutim, prelaskom na globalni pristup postiže se nova razina operativne učinkovitosti. Moderni sustavi koji mogu upravljati obračunom plaća i vremenom na globalnoj razini omogućuju učinkovitije procese i pružaju integrirani sustav. To pomaže kod konsolidiranog izvještavanja i omogućuje točnije podatke koji su dostupni pravovremeno. Rad s jednim dobavljačem i jednim sustavom olakšava podršku za obračun plaća, rješavanje problema i održavanje.

Dobro je poznato da neki veliki međunarodni pružatelji usluga obračuna plaća ne nude uvijek najbolju razinu usluge. Korištenje više dobavljača može postati vrlo izazovno. Obračun plaća je osjetljiv proces, posebno za zaposlenike koji očekuju točnu i pravovremenu isplatu. Konsolidacija – objedinjavanje više sustava – pojednostavljuje upravljanje tim sustavima i provođenje obračuna plaća. Lakše je koristiti jedan sustav nego više njih ili kombinaciju sustava i pružatelja usluga. Potpuna kontrola nad cijelim ciklusom obračuna plaća daje vam moć da sve bude ispravno, umjesto da se oslanjate na pružatelja usluga koji mora podržavati tisuće drugih korisnika.

Dostupna je i nova razina automatizacije. Na primjer, tu je cijeli predobračunski proces u kontinuiranom obračunu plaća i nove AI značajke, poput chatbotova i mogućnosti postavljanja pitanja vezanih uz plaću. Sve to utječe na upravljanje obračunom plaća, čineći ga učinkovitijim, štedeći vrijeme i novac.

Jasno je da postoje snažni pokretači promjena. Ali zašto postoji ovaj status quo gdje tvrtke sve to znaju, ali ipak ne pokreću stvari?

Postoji nekoliko razloga. Neki ostaju u krugu "tako smo to uvijek radili", pa nastavljaju po starom, iako postoje bolji načini rada. Često postoje zablude o potrebnom trudu, troškovima ili povratu ulaganja. No, povrat ulaganja kod implementacije novog globalnog sustava za obračun plaća često je vrlo snažan. Da nije tako, tisuće tvrtki ne bi svake godine provodile takve promjene.

Ponekad organizacije nisu upoznate s najnovijim mogućnostima vodećih softverskih rješenja. Ne shvaćaju da postoje novi načini rada koji mogu donijeti dodatnu vrijednost i učinkovitost. To je razumljivo – svi su zauzeti svakodnevnim poslovima, posebno u obračunu plaća, pa je lako propustiti nove funkcionalnosti. Ono što neki pružatelji usluga obračuna plaća trenutno rade vrlo je uzbudljivo u smislu novih značajki koje mogu pomoći tvrtkama da unaprijede obračun plaća i upravljanje vremenom.

 

Primjer: Zadržavanje zaposlenika
U SD Worx Payroll Navigator istraživanju, u kojem smo pitali oko 20.000 zaposlenika i menadžera o utjecaju obračuna plaća, zanimljiv podatak bio je da je oko 30% zaposlenika koji su doživjeli kašnjenja u isplati ili netočne obračune bilo 20% sklonije traženju novog posla. Iz toga možemo zaključiti da snažan sustav za obračun plaća i ispravno provođenje osnovnih procesa ima velik utjecaj na zadržavanje zaposlenika.

Danas se puno govori o AI-u, upravljanju vještinama i drugim "cool" tehnologijama u HR-u. No, važno je vratiti se osnovama i pogledati temelj HR-a. Uspjeh počinje snažnim temeljima. Prije nego što počnete graditi kuću, morate imati čvrste temelje koji mogu podržati cijelu strukturu. Temelj HR-a su osnovni podaci, obračun plaća i upravljanje vremenom. Bez čvrstih temelja, kuća može puknuti ili se srušiti, a slab HR sustav može dovesti do pogrešaka, neučinkovitosti i rizika za usklađenost.

Kad su temelji snažni, možete sigurno graditi dalje – dodavati zidove, prostorije i složene sustave. To su procesi poput upravljanja učinkom, zapošljavanja, onboarding-a, analitike itd. Svaki sloj ovisi o stabilnosti onoga ispod.

Upravljanje vremenom također je ključno jer zaposlenici moraju moći evidentirati radno vrijeme, rezervirati godišnji odmor i vidjeti stanje svojih dana. Sve to (matični podaci, podaci o vremenu, odsutnosti i obračun plaća) je povezano. Ako želite proširiti obiteljsku kuću, to je kao proširenje obračuna plaća ili procesa upravljanja vremenom na nove zemlje. Prvo morate imati stabilne postojeće procese. Ako želite dodati pametni sustav trebate imati kompletnu kuću da biste iz toga izvukli maksimalnu vrijednost.

Imati čvrst, dobro definiran i dobro vođen temelj HR-a, obračuna plaća i upravljanja vremenom ono je što trebate postaviti prije nego što možete ostvariti sve ostale prednosti HR sustava.