8 praktičnih savjeta za kvalitetno intervjuiranje

Intervju je, kada se provodi valjano, format komunikacije dobrim dijelom strukturirane i pripremljene, koji provodite s određenim ciljem u raznim područjima rada s ljudima. U takvoj obostranoj komunikaciji jasne su uloge i povezane odgovornosti intervjuera i intervjuirane osobe.

Ta pripremljenost i veći dio strukture, s jasnim ulogama, razlikuje pravi intervju od običnog ugodnog razgovora uz kavicu. Naravno, intervju također može biti ugodan i uz kavicu, kada na odgovarajući način pripremamo i provodimo konkretan proces te znamo zašto, što i kako.

Bitno je zadržati fokus u pripremi na ono bitno za donošenje odluke

Iskusan intervjuer ima u fokusu smjer koji ga vodi da praktično i dosljedno komunicira. Taj smjer je jasno razumijevanje svrhe konkretnog intervjua i svjesnosti koliko potencijalne štete ili pak benefita mogu donijeti kasniji izbori.

Kako bi ostali fokusirani na svrhu intervjua, postavite si još tijekom pripreme pitanja:

1. Čemu služe pitanja koja ću pitati tijekom intervjua?
2. Koje vrste informacija su bitne da donesemo odluku? (npr. zašto i koga odabrati za suradnika u procesu zapošljavanja, promaknuti…)

 

Principi kvalitetne pripreme u svojem temelju imaju svijest i kompetencije intervjuera o cilju uloge intervjuera. Iz toga proizlazi da intervjuirani priča manje, a sluša značajno više te također opaža neverbalni dio komunikacije. Kako bi mogao kasnije valjano rangirati kandidate i predložiti najbolje izbore za tvrtku i ljude!

Bitno je da intervjuer bude svjestan svoje osobne jednadžbe procjenjivača i subjektivnosti u procjeni kojima smo svi kao ljudi više ili manje skloni. Čak i oni najiskusniji! To je razlog zašto je intervju kruna selekcije, ali nije dobro da je jedan jedini alat u tom postupku, pogotovo ako nemate iskusne intervjuere.

Zato je u praksi često prisutna forma panel intervjua. To je format intervjua kada obično troje intervjuera, svatko sa svojim iskustvom i osobnom jednadžbom procjenjivača, postavlja pitanja kandidatu za posao, promaknuće itd.
 

Kako se pripremamo za provedbu intervjua?

Vrsta pripreme dijelom se modificira i prema tome o kakvom se intervju radi, da li je u pitanju npr.

• Selekcijski intervju
• (Pr)ocjenjivački intervju 
• Razvojni intervju 
• Izlazni intervju
• Kombinacija navedenog

 

No, za sve vrste intervjua bitno je pripremiti se pazeći na minimalno 8 praktičnih područja.
Pripazite na sljedeće:

1. Svrha/cilj intervjua 
   Dajte si odgovor zašto ga provodite i što njime postižete, paralelno uz pripremu s prikupljenim relevantnim inputima/podacima o kandidatu, o odnosu prema suradnicima i klijentima, radnom učinku.

    

2. Proučite informacije o kandidatu i zabilježite nejasnoće 
   Ono što nije jasno, a bitno je za kasnije donošenje odluke, provjerite kroz pitanja na intervjuu. Ne podrazumijevajte, provjerite razumijevanje.

    

3. Osigurajte prostor/online neometano i realno vrijeme za svakog kandidata
   U praksi je dovoljno od 30-ak do 60-ak minuta u prosjeku za provedbu intervjua. Trajanje jednog intervjua ovisi o više faktora: cilju konkretnog intervjua, iskustvu intervjuera, broju intervjua potrebnih za provesti u npr. jednom danu/vremenskom roku itd.

    

4. Osigurajte da 20-30% vremena pitate i provjeravate razumijevanje kao voditelj intervjua 
   Dakle, veći dio vremena slušate i opažate ponašanje kandidata (npr. neverbalno da li usklađeno prati verbalno). Također bilježite bitno ili to radi netko treći ako se intervju ne snima.

    

5. Pripremite se i simulirajte unaprijed faze intervjua 
   Osobito za neiskusnije intervjuere odlična vježba je ta mentalna simulacija/vizualizacija i prije intervjua kako će sve izgledati po fazama: uvodno – zašto ste se sastali, prikupljanje/razmjena informacija, možebitna razilaženja i kako ćete upravljati njima te zaključni dio (rezime i dogovor za sljedeći korak).

    

6. Imajte spremne konkretne odgovore na moguća pitanja kandidata 
   Kandidati sve više pitaju u različitim vrstama intervjua i to je u redu, jer aktivno pokazuju da su angažirani, kada govorimo o većini korektnih kandidata.

    

7. Pripremite unaprijed obrazac s pitanjima (digitalni ili printani format) 
   Npr. polustrukturirani intervju koji ima 60% istih pitanja svim kandidatima. Tih 60% istih pitanja za konkretnu situaciju intervjua je bitno zbog valjane i standardizirane podloge za usporedbe kod odluke koga izabrati. Dok sa cca 40% razlikovnih pitanja istražujete specifično o svakome intervjuiranom. Taj razlikovni dio pitanja temeljite na analizi CV-a, preporuka, rezultata testiranja, primljenih relevantnih feedback-ova...

    

8. Isplanirajte vrijeme odmah nakon intervjua
   Bitno je o kandidatu kratko prodiskutirati (s članovima komisije) i imati zabilježeno odmah nakon intervjua s tim kandidatom, jer sa svakim narednim intervjuom u nizu, bez bilješki, dojmovi se značajno miješaju i sklonost pogrešnim odabirima značajno raste.
    

Kroz praksu i sve više provedenih intervjua razvijate se kao intervjuer, jer spoznajete načine kako komunicirate, koliko slušate, a koliko i kako govorite. Također osvještavate subjektivnosti kojima ste skloni, osvještavate na čemu i kako trebate sami sa sobom poraditi, da bi mogli u bitnome, što profesionalnije voditi intervju.

Ne podrazumijevajte. Provjerite pitanjima. Slušajte. Vodite se logikom - čemu će služiti informacije koje prikupljate?

Potaknite otvorenim pitanjima intervjuiranog da podijeli s vama bitne informacije za kasniju valjanu usporedbu, tko je TOP kandidat za zapošljavanje, promaknuće…
Primjerice bitno vam je saznati:

• zašto se javljaju vama kao poslodavcu/za to radno mjesto?
• razumiju li srž posla koji ih očekuje i očekivane radne napore?
• znaju li kroz primjere obrazložiti/pokazati svoje kompetencije?
• dijelite li ključne vrijednosti?
• jesu li zreli za level-up/zaokret i kakav točno u karijeri?
• jesu li zaslužili bonus, prema određenim konkretnim kriterijima, realizaciji ciljeva itd.

 

I dajte priliku ljudima da i oni vas pitaju ono što je njima bitno da i oni donesu valjanu odluku. Biraju li to što nudite doista? Ako se oko bitnih stvari razilazite, trebalo to iskomunicirati što prije kako biste mogli valjano odlučiti i prevenirati loše ishode te kvalitetno upravljati svim resursima koje imate. Također, to ide u prilog i profesionalnoj i ljudskoj izgradnji odnosa s ljudima od početka te njegovom održavanju kroz razne promjene u poslovnom kontekstu. Pravo mjesto za sve navedeno je i valjano pripremljen i proveden intervju!

 

Za više HR savjeta i novosti pretplatite se na naš newsletter.