1. Home>
  2. HR blog>
  3. HR i vanjska usluga obračuna plaća>
Women_sitting_laptop_950x450

Kako pametni HR timovi pojednostavljuju globalnu usklađenost

Usklađenost nije samo zadatak.

Za mnoge organizacije, usklađenost još uvijek djeluje kao prepreka, nešto što usporava zapošljavanje, širenje ili inovacije. No, za HR profesionalce s globalnom perspektivom, ona se sve više doživljava kao strateška prednost.

Kada smo pitali što danas znači globalna HR usklađenost, Chris Blinkhorne, direktorica međunarodne usklađenosti i upravljanja u SD Worx, odmah je naglasila njezinu širinu:
„Nije riječ samo o plaćama ili ugovorima. Radi se o usklađivanju svega što tvrtka želi raditi (zapošljavanje, nagrađivanje, širenje) s onim što zakon dopušta u svakoj zemlji gdje imate zaposlenike, uz konstantno prilagođavanje lokalnim zakonima.“

To uključuje radne uvjete, poreze i socijalna davanja, radno vrijeme, zakonski dopust, imigraciju, GDPR te propise o zaštiti na radu. „Kompleksnost varira,“ dodaje Chris. „Za neke tvrtke riječ je o velikom broju međunarodnih zaposlenika, a za druge o jednoj udaljenoj osobi. Ali ključne potrebe ostaju iste, a to su kontrola, uvid i povjerenje.“

Usklađenost je jedna od najvećih prepreka međunarodnom poslovanju. Ali ne mora biti tako.

Strah od pogreške često koči poslovanje. “To vidimo iznova i iznova,” rekla je Chris. “Tvrtka vidi priliku na novom tržištu, ali je nervozna. Trebamo li otvoriti pravni subjekt? Hoće li naši ugovori biti valjani? Koje su obveze vezane uz obračun plaća?”

Prema Chris, ta je nesigurnost razumljiva, ali nije neizbježna. “Tvrtke koje idu naprijed su one koje počnu gledati usklađenost kao dizajnerski izazov, a ne samo kao pravni rizik. Pitaju se: kako izgraditi strukturu koja omogućuje rast bez stalnog gašenja požara, a istovremeno štiti iskustvo zaposlenika? Jer kad usklađenost zakaže, zaposlenici to prvi osjete. Bilo da se radi o zakašnjelom obračunu plaće ili nejasnoćama oko ugovora, povjerenje je na kocki.”

Ta struktura može izgledati različito ovisno o ciljevima i stupnju razvoja tvrtke. No princip je isti: uložite u jasnoću i ponovljivost već u ranoj fazi, kako ne biste morali iznova izmišljati proces svaki put kad prelazite granicu.

HR mora dizajnirati za ponovljivost, ne savršenstvo

Prema SD Worx HR & Payroll Pulse, najvećem godišnjem HR istraživanju u Europi, 43% međunarodnih tvrtki već ulaže u pravnu usklađenost i prilagodbu lokalnim zakonima o radu, a isti postotak planira to učiniti u budućnosti. Usklađenost očito postaje sve važniji prioritet.

Ono što razlikuje najuspješnije HR timove, rekla je Chris, jest njihov način razmišljanja. “Oni dizajniraju za skalabilnost, ne samo u brojkama, već i u procesima. Pronalaze načine kako standardizirati i automatizirati, uz zadržavanje lokalnih specifičnosti.” To može značiti primjenu centralnog okvira zapošljavanja koji se može prilagoditi lokalnim zakonima, ili korištenje tehnologije za prepoznavanje rizika u usklađenosti i održavanje točnosti. “Ne radi se o politikama koje odgovaraju svima,” pojasnila je. “Radi se o stvaranju zajedničke osnove koja podržava raznolikost bez kaosa.”

Također je istaknula da mnogi visokoefikasni timovi sve više napuštaju pristup u kojem je usklađenost isključivo odgovornost pravne službe ili obračuna plaća. “To postaje multidisciplinarni napor, koji uključuje HR, financije, tehnologiju i vodstvo, jer utječe na toliko aspekata iskustva zaposlenika.”

Ako sustavi ne daju uvid – ne rade svoj posao.

Prema Chris, tehnologija je neophodna za upravljanje usklađenošću u brzo mijenjajućem zakonodavnom okruženju. “Pametni timovi ne ulažu samo u alate,” objasnila je. “Oni koriste sustave koji otkrivaju anomalije, ukazuju na praznine i automatiziraju osnovne zadatke. Na taj način ne trošite vrijeme na prikupljanje potpisa ili provjeru obračuna zakonskih plaća.”

Također je istaknula da brzina zakonodavnih promjena može lako preopteretiti HR i payroll timove ako agilnost nije ugrađena u procese. “Količina ažuriranja raste. Tu prava tehnologija, pa čak i alati pokretani umjetnom inteligencijom, mogu napraviti razliku: skeniraju promjene, ističu ono što je relevantno i pomažu timovima da ostanu korak ispred bez izgaranja.”

Dodala je da su globalne HR platforme najučinkovitije kada kombiniraju lokalnu logiku usklađenosti s centralnim nadzorom. “Potrebni su vam sustavi koji osiguravaju usklađenost s lokalnim pravilima, a istovremeno pružaju uvid u stvarnom vremenu u sve regije.”

Kada se dobro implementira, tehnologija omogućuje HR-u da se fokusira na performanse, kulturu i rast, ne samo na zakon o radu. “Najbolji sustavi za usklađenost su gotovo nevidljivi, oni jednostavno funkcioniraju,” zaključila je Chris.

Dobra usklađenost nije zabrana nego rješenje

Za HR timove koji podržavaju globalni rast, usklađenost nije samo izbjegavanje rizika, ona otključava mogućnosti.

“Usklađenost mijenja razgovor na razini vodstva,” rekla je Chris. “Umjesto da blokirate novo zapošljavanje jer niste sigurni u pravnu strukturu, možete doći pripremljeni s konkretnim rješenjem. Možete reći: ‘Evo što nam treba da to ostvarimo.’ To je snažna promjena.”

Također je istaknula da dosljedna usklađenost doprinosi povjerenju zaposlenika i jačanju imidža poslodavca. “Ako netko dođe raditi u vašu tvrtku u Danskoj, Italiji ili Ujedinjenom Kraljevstvu, njegovo iskustvo treba biti jednako kvalitetno i pravedno. To nije samo pitanje usklađenosti, to je pitanje vjerodostojnosti HR-a.”

Ne morate sve riješiti odjednom, ali morate početi.

Na pitanje o završnoj poruci, Chris je ponudila dozu realizma: “Ne težite savršenstvu. Težite održivosti,” rekla je. “Počnite s područjima najvećeg rizika. Možda je to obračun plaća, možda ugovori, možda GDPR. Izgradite sustave koji vam ulijevaju povjerenje u tim područjima, a zatim postupno nadograđujte.”

Također potiče HR stručnjake da se oslone na podršku stručnjaka kada im je potrebna. “Ne morate znati svako pravilo u svakoj zemlji. Ali trebate partnere koji ih znaju i koji to znanje mogu pretočiti u rješenja koja stvarno funkcioniraju za vaš tim.”

To je već uobičajena praksa za mnoge. Kako Chris kaže: “Naše istraživanje pokazuje da se jedna od tri međunarodne tvrtke oslanja na HR i payroll pružatelje usluga ili službene regulatorne izvore kako bi ostali u toku s propisima koji utječu na njihovu radnu snagu. Prava informacija, u pravo vrijeme, često je razlika između samopouzdane usklađenosti i stalnog hvatanja koraka.”

 

Za praćenje trendova i novosti iz svijeta HR-a pretplatite se na newsletter.