Najveće pogreške u sigurnosti podataka o plaćama i prijenosu datoteka

Kao poslodavac ili vlasnik tvrtke, vjerojatno upravljate osobnim i zaposleničkim podacima te često prenosite datoteke putem interneta. Sve su to osjetljivi podaci koje je nužno zaštititi. Kada se u sve to uključi i GDPR, vaša odgovornost dodatno raste.

U nastavku donosimo najčešće pogreške u sigurnosti podataka o plaćama i prijenosu datoteka, kao i savjete kako ih izbjeći.

Evo nekoliko ključnih koraka za sigurnost podataka o plaćama:

• Provedite sigurnosnu reviziju platnog sustava.
• Educirajte zaposlenike o pravilnom korištenju sustava.
• Redovito mijenjajte lozinke.
• Ažurirajte softver za obračun plaća.
• Uklonite pristup bivšim zaposlenicima.  

Za početak, osigurajte da su podaci o plaćama pohranjeni na sigurnom mjestu. To sigurno mjesto može biti vanjski ili unutarnji hard disk. Međutim, postoji rizik da bi ti podaci mogli biti ugroženi u slučaju krađe ili hakiranja računala ili prijenosnika. Naravno, rješenje za takav rizik je korištenje On-Cloud softvera za obračun plaća, jer predstavlja pouzdan način zaštite podataka.

Još jedan ključan korak je pridržavanje zakonskih pravila i propisa vezanih uz obračun plaća. Izbjegavanje povreda usklađenosti i osiguranje sigurnosti podataka o plaćama idu ruku pod ruku – ako jedno radite ispravno, vrlo je vjerojatno da radite i drugo.

Kako biste izbjegli da sav pristup bude vezan isključivo uz jednog člana tima za obračun plaća, raspodijelite zadatke među više članova tima. Time ćete dodati dodatnu razinu sigurnosti i omogućiti da više stručnih osoba pregledava podatke i tekuće zadatke. Ako zaposlenici znaju da će njihove aktivnosti pregledavati i drugi, manja je vjerojatnost da će doći do manipulacije radnim satima, stopama plaća ili osobnim podacima.

Također biste mogli razmotriti outsourcing procesa obračuna plaća pouzdanom i provjerenom partneru. Time se uklanja velik dio stresa vezanog uz sigurnost podataka o plaćama, jer bi takav partner trebao imati stroge sigurnosne mjere već ugrađene u svoje procese.

 

Like payroll, file transferring comes with its fair share of risks. Common risks include:1.

1. Zlonamjerni softver (Malware): Zlonamjerni softver može uključivati viruse u paketu, crve, špijunski softver ili trojanske konje.
Možete se zaštititi od zlonamjernog softvera tako da naučite kako ga prepoznati i znate što učiniti u slučaju da se pojavi problem. 

2. Osjetljiv i zabranjen sadržaj: Izlaganje osjetljivih podataka putem dijeljenja datoteka može imati ozbiljne posljedice.
Najbolji način za izbjegavanje sigurnosnog proboja je da sve osobe s pristupom budu iznimno oprezne u vezi s time što dijele. 

3. Osobni podaci i informacije: Osobni podaci dolaze u mnogim oblicima. Ako neovlaštene osobe dođu do tih podataka, posljedice mogu biti ozbiljne uključujući krađu identiteta te financijsku ili reputacijsku štetu. Često je teško procijeniti koliko daleko su se informacije proširile jednom kad neovlaštene strane dobiju pristup. Kako biste izbjegli ugrožavanje podataka, ključni su visok stupanj opreza, snažne lozinke i autentifikacija te enkripcija. 

4. Pristup: Sigurnosni rizici prilikom dijeljenja datoteka mogu nastati ovisno o tome tko ili što je uključeno.
Na primjer, koriste li zaposlenici alate za dijeljenje datoteka na razini poduzeća ili se oslanjaju na neprihvaćene, potrošačke verzije alata?
Zaštita od sigurnosnog proboja zahtijeva uvođenje sigurnosnih mjera na razini cijele tvrtke, uključujući kontrolu pristupa, softverske programe, upravljanje rizicima trećih strana itd. 

5. Vatrozidovi (Firewalls): Neke usluge za dijeljenje datoteka zahtijevaju onemogućavanje ili zaobilaženje vatrozida kako bi se datoteke mogle prenijeti. Iako se otvaranje porta vatrozida na nekoliko minuta može činiti bezopasnim, hakeri i dalje mogu iskoristiti tu rupu za pristup osjetljivim podacima. Kako biste spriječili proboj, vatrozidi moraju biti instalirani i uključeni. Na taj način se blokira neželjeni mrežni promet i smanjuje se mogućnost da netko instalira zlonamjerni softver..

6. Napadi kroz opskrbni lanac (Supply Chain Attacks): Napadi kroz opskrbni lanac događaju se kada zlonamjerna osoba uđe u sustav tvrtke putem trećih strana koje joj pružaju usluge. Ako je napad uspješan, vrlo je vjerojatno da će se proširiti na više žrtava, uključujući kupce te treće strane. U takvoj situaciji, najbolja praksa je osigurati da svi zaposlenici razumiju važnost opreza i da ne dijele sigurnosne informacije s nepoznatim ili nepouzdanim izvorima.

To nas dovodi do pitanja - koji je najsigurniji način za prijenos datoteka? Jedna od najsigurnijih metoda je enkripcija dijeljenja datoteka s kraja na kraj (E2EE). Ona šifrira podatke na izvoru i omogućuje da ih samo primatelj može dešifrirati pomoću jedinstvenog ključa za dešifriranje. Dodatno, snažne lozinke koje se redovito ažuriraju vrlo su važan faktor sigurnosti. Također, On-Cloud softver se posebno ističe. On je sigurniji u usporedbi s lokalnim (On-Premises) softverom te dolazi s automatskim nadogradnjama.

Želite saznati više o sigurnosti podataka u obračunu plaća s SD Worx-om?

Kontaktirajte nas već danas!